Notula Rapat adalah untuk mencatat hasil rapat, notula atau notulen yang sangat penting karena risalah rapat sebagai dokumen dalam rapat yang telah kami lakukan sehingga kami dapat mengetahui apa yang kami hadapi masalah dalam pertemuan ini dan apa yang kami capai dalam mencari solusi masalah dalam rapat, sehingga risalah rapat berfungsi sebagai arsip yang digunakan sebagai pengingat pertemuan dan sebagai tanda bahwa rapat yang kami lakukan berjalan dengan lancar, sehingga rapat lebih fungsional, efisien, dalam membuat risalah rapat memiliki bagian atau elemennya sendiri dalam membuat risalah rapat, ada berbagai poin dalam membuat risalah rapat, untuk mengetahui lebih lanjut tentang seperti apa risalah rapat, mari kita lihat contoh risalah rapat,
Pengertian Notula. Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula merupakan sumber informasi atau document yang otentik. Notula harus ditulis secara teliti. Artinya semua pokok persoalan yang dibahas dalam rapat harus ditulis dengan tepat, semua yang ditulis harus sesuai dengan pokok pembicaraan dan harus jelas
Macam – macam Notula
Telah dikemkakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:
1. Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
2. Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengantema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat.
Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya
Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:
1. Mendengarkan dan menulis
2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
3. Konsentrasi yang tinggi
4. Menulis cepat
5. Bersikap obyektif dan jujur
6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis
9. Menguasai metode pengolahan data
10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
11. Menyimpulkan hasil rapat
Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:
1. Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.
5. Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.
6. Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
7. Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.
8. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.
9. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
10. Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.
Garis Besar Notula
1. ISI NOTULA
Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :
1. Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.
2. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).
3. Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.
4. Tempat rapat.
5. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).
6. Nama dan jabatan pimpinan rapat.
7. Daftar hadir peserta.
8. Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.
9. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.
10. Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.
11. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.
12. Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).
13. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.
Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
1. Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak bertele-tele).
2. Bahasa notula mudah dipahami pembaca.
3. Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.
4. Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
5. Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.
6. Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.
2. SUSUNAN NOTULA
Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menyusun notula.
1. Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.
2. Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ….. sampai selesai ……
3. Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.
4. Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa …………, maka ketua menyetujui usulan tersebut dan ………
5. Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ……… orang dan yang tidak setuju ……… orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.
6. Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta ketua rapat tersebut.
7. Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat berlangsung.
Fungsi Notula
1. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
2. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
Siapa yang berhak membuat Notulen ?
Yang membuat Notulen adalah sekertaris sedangkan yang mencactat adalah notulis. Menjadi seorang notulis harus mempunyai kemampuan menulis dan menyimak yang baik agar apa yang di sampaikan dalam rapat dapat tertangkap dengan baik.
Berikut bentuk dan contoh notulen
– Bentuk notulen sidang atau rapat
– Contoh notulen :
Sidang/rapat : Rapat panitia houl Akbar Sunan Kalijaga kota Demak
Hari/tgl : 1 April 2010
Jam sidang/Rapat : 20:00 WIB
Acara :
1. Pembukaan
2. Sambutan
3. Acara inti
4. Penutup
Pimpinan / peserta sidang rapat
Ketua : Drs. H. Amin Taufiq
Wakil Ketua : K.H. Mahmud sihab
Sekretaris : Hj. Rosidah
Pencatat : K.H. Agus junaidi
Peserta :1. Kepala Jama’ah Al-Hidmah Jawa Tengah
2. Bupati Kota Demak
3. Jama’ah AL-Hidmah Kota Demak
4. Ta’mir masjid agung Demak
Kegiatan sidang/rapat :
1. Menentukan tempat dan waktu pelaksaan.
2. Menentukan tugas panitia.
3. Menentukan anggaran dana.
4. menentukan tempat pengginapan bagi jama’ah luar kota.
1. Pembukaan.
Acara Houl Akbar yang rutin didelenggaran di depan masjid Agung Demak akan dilaksanakan bulan depan, acara yang rutin setiap setahun sekali itu merupakan agenda rutin Jama’ah Al-Hidmah. Acara houl akbar ini merupakan tempat berkumpulnya para alim ulama’, kiyai-kiyai, habait, sehingga acara ini sagat bermanfaat, khususnya untuk masyarakat demak san jawa tengah, acara ini untukk memperingati houl Sunan Kalijaga.
2. Pembahasan.
Acara rutin Huol Akbar kota demak ini dilaksanakan mulai tanggal 20-26 juli 2010, yang kurang lebih membutuhkan anggaran dana Rp. 500.000.000,- . anggaran tersebut sudah mencakup akomodasi para jama’ah, panggung, sound system, air mineraldan konsumsi dibantu oleh masyarakat sekitar masjid agug Demak, anggaran yang lain dianmbil dari APBD Kota Demak dan Jama’ah Al – Hidmah seta sponsor.
3. Kesimpulan
Hasil rapat yang diselenggarakan tanggal 1 April 2010,memutuskan bahwa acara akan diselenggarakan apada tanggal 20-26 juli 2010, di alun-alun kota Demak didepan masjid agug Demak, anggaran yang digunakan untuk terselenggaranya acara ini diambil dari APBD Kota Demak, kas Jma;ah Al-Hidmah dan juga dari sponsor,hasil rapat ini juga menyimpulkan tentang tugas pembagian panitia, diharapkan panitia sudah menyelesaikan tugasnya masing-masing sebelum tujuh hari pelaksaan acara Houl akbar tanggal 20-26 juli 2010.
Ketua
ttd
Drs. H Amin Taufiq
 |
NOTULA RAPAT
Hari, Tanggal : Rabu, 8 Februari 2012
Tempat : Ruang TRRC SMA Muhammadiyah
Waktu : pukul 13.00-15.00
Susunan Acara:
1. Pembukaan
2. Pengaraha dari kepala SMA Muhammadiyah
3. Pembentukan susunan panitia pelaksana “Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” dan penetapan jadwal kerja
4. Doa
5. Penutup
Hasil Rapat:
1. Rapat dipimpin dan dibuka oleh ketua IPM/OSIS SMA Muhammadiyah sdr. Fikrian Fajar pada pukul 13.00. Ketua IPM/OSIS mengharapkan susunan panitia “Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” yang akan dibentuk melibatkan wakil-wakil kelas X dan XI, dengan tujuan untuk mengembangkan pengalaman berorganisasi dan memudahkan pengomunikasian program. Kelas XII tidak dilibatkan dalam kepanitiaan karena tengah mengikuti persiapan ujian akhir nasional.
2. Kepala SMA Muhammadiyah bapak Shodiq Al Fajar mengarahkan agar seluruh panitia dapat bekerja sama, panitia menyusun perincian atau panduan setiap seksi, setiap seksi melaporkan hasil pelaksanaan tugasnya. Jika ada kesulitan, diharapkan segera memberi tahu ketua.
3. Susunan Panitia dan Jadwal Kerja
3.1. Susunan Kepanitiaan yang Terbentuk
1. Ketua Panitia : Fikrian Fajar
2. Wakil Ketua : Siti Fatimah
3. Sekretaris : Akbar Wicaksono
4. Bendahara : Ana Farida
5. Seksi-seksi (koordinator)
a. pengetikan dan penggandaan Makalah : Ajib Amarudin
b. Penerima Tamu : Putri Ekaningtyas
c. Konsumsi : Iis Dahlia
d. dst.
Catatan : setiap koordinator dipersilakan memilih anggota 3-5 orang.
3.2. Jadwal Kerja
1. Persiapan masing-masing seksi tanggal 6-8 Agustus 2009
2. Rapat akhir panitia tanggal 20 Agustus 2009, pukul 13.00-14.00
3. Pengecekan persiapan masing-masing seksi tanggal 23 Agustus 2009, pukul 14.00
4. Pelaksanaan kegiatan tanggal 24 Agustus 2009, pukul 10.00 sampai selesai
5. Doa dipimpin oleh Mohammad Fatah
Rapat ditutup pada pukul 15.00 WIB
Wonosobo, 8 Februari 2012
Pemimpin Rapat Notulis
(Fikrian Fajar) (Anggun Aida)
Semoga bermanfaat bagi semuanya
